Datenschutzerklärung

1. Präambel

Die vorliegende Datenschutzerklärung beschreibt, wie UTOPYA die personenbezogenen Daten natürlicher Personen, die im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit des Verkaufs von Ersatzteilen und Zubehör für Mobiltelefonie an Gewerbetreibende mit dem Unternehmen in Beziehung treten, erhebt, verwendet, aufbewahrt und schützt.

Da die Website UTOPYA.FR ausschließlich Gewerbetreibenden vorbehalten ist, betrifft der Großteil der erhobenen Informationen die juristische Einheit, die eine Bestellung aufgeben möchte (Firmenname, SIRET-Nummer, Anschrift des Unternehmens usw.), und stellt insofern keine personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung dar. Bestimmte Informationen, die natürliche Personen betreffen, die im Namen dieser Einheiten handeln (Nachname, Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer), werden gleichwohl verarbeitet und sind Gegenstand der vorliegenden Erklärung.

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung

Der Verantwortliche für die Verarbeitung der über die Website UTOPYA.FR erhobenen personenbezogenen Daten ist:

UTOPYA SAS, vereinfachte Aktiengesellschaft mit einem Stammkapital von 100.000 €. Sitz der Gesellschaft: 54/56 avenue Hoche, 75008 Paris. Handels- und Gesellschaftsregister Paris 791 460 660. Vertreten durch ihren Präsidenten, Herrn Aldric Meneghel.

3. Ansprechpartner für den Datenschutz

Für alle Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder der Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Dyaa Amer, UTOPYA — 54/56 avenue Hoche, 75008 Paris. E-Mail: [email protected]

4. Erhobene Daten

Im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehung mit UTOPYA können wir folgende Datenkategorien erheben:

  • Identifikationsdaten des gewerblichen Ansprechpartners: Nachname, Vorname, Funktion
  • Geschäftliche Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift
  • Daten zu Ihrem Unternehmen: Firmenname, Rechtsform, SIREN-/SIRET-Nummer, innergemeinschaftliche USt-IdNr., Anschrift des Gesellschaftssitzes, NAF-/APE-Code
  • Bestell- und Rechnungsdaten: Bestellhistorie, Rechnungen, Zahlungsarten und -daten (die vollständigen Bankdaten laufen nicht über unsere Server und werden direkt von unseren Zahlungsdienstleistern verarbeitet)
  • Verbindungsdaten: Benutzername und verschlüsseltes Passwort, IP-Adresse, Verbindungsdaten und -zeiten
  • Daten aus Ihrem Austausch mit unseren Teams: Inhalt der Support-Tickets, E-Mail-Austausch, Angebotsanfragen

Diese Daten werden direkt bei Ihnen erhoben, mit Ausnahme der Daten zum Rechtsstatus Ihres Unternehmens (Bestehen, Löschung, Änderungen), die wir regelmäßig anhand der Sirene-Datenbank des INSEE überprüfen.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Zweck Rechtsgrundlage
Überprüfung Ihres gewerblichen Status und der rechtlichen Existenz Ihres Unternehmens Berechtigtes Interesse
Einrichtung und Verwaltung Ihres Kundenkontos Vertragserfüllung
Bearbeitung Ihrer Bestellungen, Rechnungsstellung, Lieferung Vertragserfüllung
Verwaltung des Kundendienstes und der Garantien Vertragserfüllung
Buchführung und Aufbewahrung der Rechnungen Gesetzliche Verpflichtung (Handelsgesetzbuch, Allgemeines Steuergesetzbuch)
Versand von Werbemitteilungen an unsere Kunden Berechtigtes Interesse
Versand von Newslettern und Werbemitteilungen an Interessenten Einwilligung
Reichweitenmessung und Verbesserung der Website Einwilligung
Betrugsprävention und Sicherheit der Website Berechtigtes Interesse
Bearbeitung etwaiger Rechtsstreitigkeiten Berechtigtes Interesse

6. Empfänger der Daten

Ihre Daten sind den befugten Personen innerhalb der internen Abteilungen von UTOPYA zugänglich (Kundenservice, Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsleitung, technisches Team).

Sie können darüber hinaus an Auftragsverarbeiter, die im Auftrag von UTOPYA handeln, weitergegeben werden, und zwar streng im Rahmen der oben beschriebenen Zwecke:

  • Hosting-Anbieter der Website und IT-Dienstleister
  • E-Mail-Lösung: Brevo
  • Zahlungsdienstleister: Stripe und PayPal
  • Google-Tools: Google Workspace, Google Analytics
  • Lösung zur Verwaltung der Cookie-Einwilligung: Axeptio
  • Steuerkanzlei und Wirtschaftsprüfer
  • Transportunternehmen (für die Lieferung Ihrer Bestellungen)

Jeder dieser Auftragsverarbeiter ist vertraglich verpflichtet, die geltenden Verpflichtungen im Bereich des Datenschutzes einzuhalten und die Daten ausschließlich auf Weisung von UTOPYA zu verarbeiten.

7. Datenübermittlungen außerhalb der Europäischen Union

Da einige unserer Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den Vereinigten Staaten, ansässig sind, können Ihre Daten Gegenstand einer Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sein. Diese Übermittlungen werden durch die in den Artikeln 45 und 46 der DSGVO vorgesehenen geeigneten Garantien geregelt:

  • Google LLC (Google Workspace, Google Analytics): Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission
  • Stripe und PayPal: Standardvertragsklauseln und PCI-DSS-Zertifizierung

Unsere Dienstleister Brevo und Axeptio sind ihrerseits in der Europäischen Union ansässig und hosten Ihre Daten auf Servern, die sich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

Sie können eine Kopie der umgesetzten Garantien erhalten, indem Sie sich an unseren Ansprechpartner unter der in Abschnitt 3 angegebenen Adresse wenden.

8. Aufbewahrungsfristen

UTOPYA wendet eine Aufbewahrungspolitik an, die den Empfehlungen der CNIL und den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen entspricht.

8.1 Kundenkonto im aktiven Bestand

Ihr Kundenkonto wird im aktiven Bestand geführt, solange Sie innerhalb eines gleitenden Zeitraums von 24 Monaten mindestens eine Bestellung aufgeben. Für die Beurteilung der Aktivität Ihres Kontos wird ausschließlich das Datum Ihrer letzten bezahlten Bestellung berücksichtigt; das Aufrufen der Website oder das Einloggen in Ihren Kundenbereich stellt für sich genommen keine geschäftliche Aktivität im Sinne dieses Absatzes dar.

8.2 Inaktives Kundenkonto

Nach 22 Monaten ohne Bestellung erhalten Sie eine erste Benachrichtigung per E-Mail, die Sie über die bevorstehende Schließung Ihres Kontos informiert. Eine Erinnerung wird Ihnen nach 23 Monaten zugesandt. Ohne eine neue Bestellung innerhalb der zwei Monate nach der ersten Benachrichtigung wird Ihr Konto nach 24 Monaten endgültig geschlossen.

Diese Schließung wird aufgeschoben, wenn auf Ihrem Konto ein Vorgang in Bearbeitung ist: eine Bestellung, die auf Bearbeitung wartet, ein aktives Support-Ticket, ein noch gültiges Angebot oder eine Streitigkeit bzw. ein offener Betrag, die sich in Bearbeitung befinden.

8.3 Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen

Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen werden 10 Jahre lang ab dem Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt, gemäß Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs. Diese gesetzliche Verpflichtung gilt auch nach der Schließung Ihres Kundenkontos. Während dieses gesamten Zeitraums bleiben Ihre historischen Rechnungen auf einfache Anfrage an unseren Ansprechpartner zugänglich.

8.4 Sonstige Fristen

  • Vertrags- und Bestelldaten: 5 Jahre ab dem Ende der Vertragserfüllung, gemäß Artikel L110-4 des Handelsgesetzbuchs
  • Daten zur kommerziellen Kundenwerbung: 3 Jahre ab Ihrem letzten Kontakt (eine Bestellung, eine Informationsanfrage, eine Antwort auf eine Aufforderung — das bloße Öffnen einer E-Mail stellt keinen Kontakt dar)
  • Verbindungsdaten und technische Protokolle: 12 Monate
  • Cookies zur Reichweitenmessung: höchstens 13 Monate
  • Daten im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit: die Dauer des Verfahrens, zuzüglich 5 Jahre nach dessen Abschluss

Nach Ablauf der angegebenen Fristen werden die Daten endgültig gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.

9. Überprüfung des Rechtsstatus Ihres Unternehmens

UTOPYA führt eine wöchentliche automatisierte Überprüfung des Status Ihres Unternehmens über die Sirene-Datenbank des INSEE durch. Diese Überprüfung ermöglicht es, etwaige Löschungen, Änderungen oder Geschäftsaufgaben zu erkennen.

Im Falle einer festgestellten Löschung werden Sie nach manueller Überprüfung durch ein Mitglied unseres Teams an der mit Ihrem Konto verknüpften E-Mail-Adresse benachrichtigt. Ohne eine Antwort Ihrerseits innerhalb einer Frist von 30 Tagen oder im Falle der Bestätigung der Geschäftsaufgabe wird Ihr Konto endgültig geschlossen.

Gemäß unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind Sie verpflichtet, UTOPYA innerhalb einer Frist von 48 Stunden jede Änderung mitzuteilen, die die Eintragung oder die rechtliche Situation Ihres Unternehmens betrifft (Änderung der SIREN-Nummer, des Firmennamens, der Rechtsform, des Gesellschaftssitzes, des gesetzlichen Vertreters oder Geschäftsaufgabe).

10. Automatisierte Entscheidungen

Es wird keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in erheblicher Weise beeinträchtigt, auf vollständig automatisierter Basis getroffen. Die Vorgänge der Kontoschließung, sei es im Zusammenhang mit einer längeren Inaktivität oder mit einer Löschung aus dem Handels- und Gesellschaftsregister, unterliegen systematisch einer vorherigen Validierung durch einen befugten Mitarbeiter von UTOPYA, gemäß Artikel 22 der DSGVO.

11. Endgültiger Charakter der Kontoschließung

Aus Gründen der Compliance und der Sicherheit ist die Schließung eines Kundenkontos endgültig und unwiderruflich. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Geschäftstätigkeit mit UTOPYA wieder aufnehmen, muss ein neues Kundenkonto eingerichtet werden. Ihre historischen Rechnungen werden gleichwohl für die gesetzliche Frist von 10 Jahren aufbewahrt und können Ihnen auf einfache Anfrage an unseren Ansprechpartner übermittelt werden.

12. Ihre Rechte

Gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO und den Bestimmungen des französischen Datenschutzgesetzes verfügen Sie jederzeit über folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht: die Übermittlung der Sie betreffenden Daten zu erhalten
  • Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen
  • Recht auf Löschung: die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die UTOPYA obliegen
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten
  • Widerspruchsrecht, insbesondere gegen die Verarbeitung zu Zwecken der kommerziellen Kundenwerbung (ein Abmeldelink befindet sich in jeder unserer Sendungen)
  • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit für die Verarbeitungen, die darauf beruhen
  • Recht auf Festlegung von Anweisungen für die Zeit nach dem Tod in Bezug auf die Aufbewahrung, Löschung und Übermittlung Ihrer Daten nach Ihrem Ableben

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie unseren Ansprechpartner unter der Adresse [email protected].

Wir verpflichten uns, Ihre Anfrage innerhalb einer Frist von einem Monat zu beantworten, die im Falle einer komplexen Anfrage oder einer Vielzahl von Anfragen um zwei zusätzliche Monate verlängert werden kann. Für jede Anfrage kann ein Identitätsnachweis verlangt werden, um die Person, von der die Anfrage ausgeht, zu authentifizieren.

Sie verfügen darüber hinaus über das Recht, eine Beschwerde bei der französischen Datenschutzbehörde (CNIL) einzureichen:

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr

13. Cookies

Die Website UTOPYA.FR verwendet zwei Kategorien von Cookies:

  • Für den Betrieb der Website unbedingt erforderliche Cookies (Verwaltung der Sitzung, des Warenkorbs, der Sicherheit, der Spracheinstellungen). Diese Cookies sind von der Einwilligung ausgenommen und können nicht deaktiviert werden, ohne den normalen Betrieb der Website zu verhindern.
  • Cookies zur Reichweitenmessung und Leistungsmessung (insbesondere Google Analytics). Diese Cookies werden ausschließlich nach Einholung Ihrer vorherigen Einwilligung gesetzt.

Die Verwaltung Ihrer Einwilligung wird von unserem Dienstleister Axeptio sichergestellt. Bei Ihrem ersten Besuch ermöglicht Ihnen ein Banner, jede Kategorie nicht wesentlicher Cookies anzunehmen oder abzulehnen. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über die Schaltfläche „Meine Cookies verwalten" ändern, die in der Fußzeile zugänglich ist.

Die Lebensdauer dieser Cookies überschreitet nicht 13 Monate.

14. Datensicherheit

UTOPYA setzt alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen um, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, insbesondere um zu verhindern, dass sie beschädigt, verloren, missbraucht werden oder dass unbefugte Dritte Zugang zu ihnen erhalten.

Im Falle eines Sicherheitsvorfalls, der Ihre personenbezogenen Daten betrifft, verpflichtet sich UTOPYA, seine Meldepflichten einzuhalten, insbesondere gegenüber der CNIL innerhalb der in Artikel 33 der DSGVO vorgesehenen Frist von 72 Stunden sowie gegenüber den betroffenen Personen, wenn die Situation dies erfordert.

15. Änderungen der Erklärung

Die vorliegende Erklärung kann jederzeit geändert werden, um gesetzlichen, regulatorischen oder praktischen Entwicklungen bei UTOPYA Rechnung zu tragen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang des vorliegenden Dokuments angegeben.

Jede wesentliche Änderung wird Ihnen per E-Mail oder über einen auf der Website angezeigten Hinweis mitgeteilt.