Kontoverwaltung

Warum die 2FA aktivieren?

Die Sicherung Ihres Kontos ist entscheidend, um sensible Daten wie Rechnungen, Bestellverläufe und Zahlungsmethoden zu schützen. Durch die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fügen Sie Ihrem UTOPYA-Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Dies verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich – selbst wenn Ihr Passwort kompromittiert wurde.

Wie aktiviert man die 2FA?

1. Melden Sie sich bei Ihrem UTOPYA-Konto an.

2. Gehen Sie zum Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

3. Folgen Sie den Schritten, um eine Authentifizierungs-App (Google Authenticator, 2FAS usw.) zu verknüpfen.

4. Bestätigen Sie die Aktivierung, indem Sie den von der App generierten Code eingeben.

5. Wenn mehrere Benutzer dasselbe Konto verwenden, ist es wichtig, den QR-CODE zu speichern, um ihn auf mehreren Geräten hinzufügen zu können.

Nach der Aktivierung benötigen Sie zur Anmeldung in Ihrem Konto sowohl Ihr Passwort als auch einen temporären Code, der von Ihrer Authentifizierungs-App generiert wird.

Es ist einfach, schnell und unerlässlich, um die Sicherheit Ihres Kontos zu gewährleisten!

Ihr UTOPYA-Konto ist der Schlüssel zu all unseren Funktionen. So richten Sie es ein:

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle geschäftlichen Informationen angegeben haben (Firmenname, Rechnungs- und Lieferadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw.).

• Sobald der Antrag gestellt wurde, wird unser Vertriebsteam die eingereichten Unterlagen prüfen und Ihr Konto innerhalb von 24 Arbeitsstunden freigeben.

• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um Ihre Daten und Zahlungsmethoden zu sichern.

Bitte beachten Sie, dass unsere Website ausschließlich für Fachhändler im Bereich Telekommunikation und IT bestimmt ist. Wir sind nicht berechtigt, Verkäufe an Privatpersonen oder Unternehmen aus anderen Branchen durchzuführen.

Wenn Sie mehrere Shops verwalten, stehen Ihnen zwei Lösungen zur Verfügung, um Ihre Bestellungen zu organisieren:

1. Zentralisierte Bestellungen über ein einziges Kundenkonto:

   • Alle Bestellungen werden über dasselbe Kundenkonto aufgegeben.
   • Sie müssen für jede Bestellung die jeweilige Lieferadresse verwalten.
   • Achtung: Es kann immer nur ein Warenkorb gleichzeitig verwendet werden. Das bedeutet, dass alle Shops denselben Warenkorb teilen müssen, was die gleichzeitige Verwaltung von Bestellungen erschweren kann.

2. Ein separates Konto pro Shop:

   • Jeder Shop verfügt über ein eigenes Kundenkonto und einen eigenen Warenkorb.
   • Diese Lösung vereinfacht die Nachverfolgung der Bestellungen und ermöglicht eine bessere Analyse der Shop-Leistung.
   • Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, senden Sie uns bitte die E-Mail-Adressen der jeweiligen Konten, damit wir sie verknüpfen können. Dadurch können die Treuerabatte am Monatsende für alle Ihre Shops zusammengefasst werden.

Bei UTOPYA hat die Sicherheit Ihrer Daten und Bestellungen oberste Priorität. Aus diesem Grund muss jede Änderung der Liefer- oder Rechnungsadresse einem strengen Verfahren folgen, um Ihr Konto vor Hacking- oder Betrugsversuchen zu schützen.

Wie kann man eine Adresse ändern?

Um eine Änderung Ihrer Liefer- oder Rechnungsadresse zu beantragen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Senden Sie eine E-Mail an unseren Kundensupport unter folgender Adresse: [email protected]
2. Fügen Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug (KBIS) bei. Die Adresse, die Sie hinzufügen oder ändern möchten, muss in diesem offiziellen Dokument angegeben sein.

Warum ist dieses Verfahren notwendig?

Diese Maßnahme dient der zusätzlichen Absicherung Ihres Kontos und hilft:

• Hackerangriffe zu verhindern: indem sichergestellt wird, dass nur legitime Unternehmen sensible Informationen ändern können.
• Betrug zu bekämpfen: durch die Überprüfung, dass jede Änderung mit einer offiziellen und verifizierten Adresse verbunden ist.
• Ihre Bestellungen zu schützen: indem das Risiko der Umleitung von Sendungen reduziert wird.

Wichtig

Änderungsanfragen ohne Handelsregisterauszug oder mit einer Adresse, die nicht auf dem KBIS aufgeführt ist, können nicht berücksichtigt werden. Diese Anforderung stellt sicher, dass nur autorisierte Unternehmen Zugriff auf Ihr Konto haben.

Wir verstehen, dass das Hauptbuch ein wichtiges Werkzeug für das Management und die Nachverfolgung der Unternehmensbuchhaltung ist. Allerdings ist es derzeit nicht möglich, direkt über unsere Plattform oder unseren Kundenservice ein Hauptbuch zu erstellen.

Der Hauptgrund dafür ist, dass unser System darauf ausgelegt ist, Bestellungen, Rechnungen und transaktionsbezogene Daten zu verwalten, die sich spezifisch auf unsere Dienstleistungen beziehen. Die Erstellung eines konsolidierten Hauptbuchs hängt meist von den verwendeten Buchhaltungstools der jeweiligen Unternehmen ab, die Daten aus verschiedenen Quellen zentralisieren und strukturieren.

Auch wenn wir kein Hauptbuch anbieten, stellen wir eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie wichtige Dokumente im PDF-Format exportieren können, die für Ihren Steuerberater nützlich sind.

Wir empfehlen, dem Buchhalter für jeden Abrechnungszeitraum drei zentrale Dokumente zu übermitteln:

• Den Export aller Rechnungen.
• Den Export aller Gutschriften.
• Den Export der Nutzung des UTOPYA-Guthabens.

Diese drei Dokumente, die im Bereich „Mein Konto“ verfügbar sind, reichen dem Steuerberater aus, um Analysen und Finanzberichte zu erstellen.

Wie laden Sie Ihre Dokumente herunter?

1. Melden Sie sich bei Ihrem UTOPYA-Konto an.
2. Gehen Sie in den Bereich „Mein Konto“.
3. Navigieren Sie zu den entsprechenden Reitern (Rechnungen, Gutschriften, UTOPYA-Guthaben).
4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und laden Sie die Dateien im verfügbaren Format herunter.